Die Personalabteilung als Meister des Chaos – mit Properties für Confluence Cloud

Wir alle erleben immer wieder Veränderungen in unseren Teams: Leute kommen, Leute gehen. Neue Stellen werden geschaffen und müssen besetzt werden, bestehende Stellen bleiben wochen- oder sogar monatelang unbesetzt. Damit gehört das Off- und Onboarding sowie die Suche nach neuen Mitarbeitenden quasi zu den täglichen Aufgaben deiner ganzen Abteilung bzw. deines gesamten Unternehmens. Genauer gesagt ist das eine der vielen Freuden deines HR-Teams (respektive deiner Personalabteilung, je nachdem, wie dieser wichtige interne Service bei euch heißt)!

Doch gerade bei viel Fluktuation ist es manchmal gar nicht so leicht, den Überblick zu behalten und immer die richtigen Informationen zur Hand zu haben. Mitunter müssen die Informationen so aufbereitet sein, dass nur die relevantesten Variablen sichtbar sind und gut mit anderen verglichen werden können. In einem anderen Kontext kann es wiederum notwendig sein, auch auf die Details zugreifen zu können. Und dann gibt es noch Fälle, in denen es uns wesentlich leichter fällt, Rohdaten in visualisierter Form einer Grafik zu entnehmen, als sie mühevoll aus Tabellen zu extrahieren.

Schon hier wird deutlich, wie wichtig es ist, Informationen auf unterschiedliche Art und Weise aufbereiten zu können, sodass wir sie sinnvoll nutzen und dadurch möglichst einfach zum Ziel kommen.

Einfachere Prozesse mit Kanban-Boards

Genau das erreichen wir z. B. mit Hilfe eines Kanban-Boards. Die Ursprünge dieses visuellen Planungswerkzeugs lassen sich bis zum Toyota-Produktionssystem in den 1940er Jahren zurückverfolgen. Nach zahlreichen Überarbeitungen und Iterationen ist es heute eines der nützlichsten und am weitesten verbreiteten agilen Projektmanagement-Tools. Indem Kanban-Boards Karten und Spalten sinnvoll kombinieren, geben sie Nutzer*innen eine strukturierte Übersicht über eine Vielzahl von Informationen. Und genau wegen dieser Stärken sind sie in den meisten Team-Umgebungen zu einem festen Bestandteil geworden – so auch in HR-Teams.

In diesem Artikel wollen wir uns gemeinsam anschauen, wie es deiner Personalabteilung gelingt, ihre Arbeitsabläufe mittels der neuen Board-Visualisierung von Properties zu vereinfachen und zu rationalisieren. Vor Kurzem hat das Entwicklungsteam von Junovi nämlich die Properties-App um eine nützliche, Kanban-ähnliche Funktionalität erweitert: Mit dem Makro Property Group Visualization kannst du entweder ein OrgChart oder eine Board-Ansicht erstellen. Heute fokussieren wir uns auf das Board-View-Feature und darauf, wie es HR-Teams das (Arbeits-)Leben leichter macht.

So erstellst du dein HR-Board

Wie wäre es z. B. mit einer Übersicht, die dir auf einen Blick den aktuellen HR-Status von Bewerber*innen und neuen Mitarbeiter*innen aufzeigt? Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie du dir ein solches Board erstellst.

Zunächst benötigt jede*r Mitarbeiter*in eine eigene Confluence-Seite mit persönlichen Informationen. Dafür erstellst du eine Vorlage in Confluence, die du dann beliebig oft kopieren und für jede*n Mitarbeiter*in entsprechend umbenennen kannst. Anschließend legst du mithilfe von Properties eine Property Group – z. B. mit dem Namen HR Onboarding – an. Mit Feldtypen wie People (Name Mitarbeiter*in), Select (aktueller Status) und Multiselect für die Onboarding-Anforderungen kannst du dir ein einfaches, aber sehr effektives und effizientes Tracking-System für den gesamten HR-Onboarding-Prozess einrichten.

Jetzt musst du nur noch die Details für jede*n Mitarbeiter*in ausfüllen und bist schon fast am Ziel: Rufe nun die Properties-App wieder auf und nutze diesmal das Makro Property Group Visualization, um eine neue Confluence-Seite für dein Kanban-Board zu erstellen. Wähle dafür die Property Group "HR Onboarding" aus und verwende das Feld "Current Status", um deine Spalten danach aufzugliedern. Veröffentliche die Seite – und fertig!

Schneller Überblick vs. tiefergehende Informationen – Properties kann beides

Nun hast du das Kanban-Board erfolgreich erstellt – doch wie kannst du sinnvoll damit arbeiten? Mal angenommen, du kommst gerade von einer Personalbesprechung und hast nur kurz Zeit, um den Status einiger Mitarbeiter*innen zu aktualisieren, die sich gerade im Bewerbungs- oder Onboarding-Prozess befinden. Das ist kein Problem: Denn dafür musst du lediglich auf deinem visualisierten Board die Personen-Karten nach Herzenslust in eine andere Spalte verschieben. Das lässt sich in wenigen Minuten bewerkstelligen!

Sobald du ein bisschen mehr Zeit hast, kannst du dir wieder die Visualisierung vornehmen und dich dieses Mal zur Seite der einzelnen Mitarbeiter*innen durchklicken, um alle erforderlichen Details hinzuzufügen. Das Feld "Current Status" wurde dabei bereits aktualisiert, als du die Karte von einer Spalte in die nächste verschoben hast. Entscheide also ganz flexibel, auf welcher Ebene du gerade arbeiten möchtest.

So kannst du Änderungen selbst dann noch schnell vornehmen, wenn die Anzahl der Mitarbeitenden in deinem Onboarding-Prozess wächst. Darüber hinaus ist es möglich, sich die Anzahl an Personen für jede Spalte – also in jeder Phase deines Prozesses – anzeigen zu lassen. Und was ist, wenn du irgendwann feststellst, dass sich die Personen im Status "Offered" nur so anhäufen? Dann ist es an der Zeit, bei den zuständigen Abteilungen im Unternehmen etwas Dampf zu machen!

Das Board-View-Feature von Properties kann aber nicht nur deinem HR-Team zu mehr Überblick und Struktur verhelfen – sicher fallen dir noch andere Teams oder Verwendungsmöglichkeiten ein, die in ihrer täglichen Arbeit vom Makro Property Group Visualization profitieren können. Wir denken da z. B. an…

die Projektverwaltung

deine persönliche To-do-Liste

das Überprüfen von Inhalten

die Fertigung

die Software-Entwicklung …

Starte durch – mit Properties für Confluence Cloud!

Properties ist eine App für Confluence Cloud, mit der du deine eigenen Tabellen – in Confluence Properties genannt – erstellen kannst. Du kannst sie mit den von dir definierten Feldern füllen – z. B. Due Date, Task Owner, verknüpfte Seiten, Projektstatus … So ist es möglich, praktisch alle von dir benötigten Daten zu erfassen und in Confluence-Seiten und -Vorlagen einzubetten.

Doch die Properties-App lässt sich noch vielfältiger einsetzen: Sie erlaubt es dir auch, übersichtliche Reports zu erstellen und deine Daten zu filtern, Diagramme und Visualisierungen anzufertigen sowie sämtliche Daten direkt zu bearbeiten und neu anzuordnen.

Unsere Properties-App ist genau das Richtige für deine Personalabteilung? Dann besuche den Atlassian Marketplace (https://marketplace.atlassian.com/apps/1224369/properties-templates-metadata-databases?hosting=cloud&tab=overview) und installiere die Properties-App noch heute!

Wenn du noch mehr darüber erfahren möchtest, wie das Board-View-Feature funktioniert: In diesem YouTube-Video erklärt dir unser Kollege Lukas in nur einer Minute, was du wissen musst:

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Weiterführende Infos

Übersichtliche Daten im Kanban-Board-Stil – mit dem neuen Board-View-Feature von Properties für Confluence Cloud
Interaktive Organigramme in Confluence Cloud – mit dem neuen OrgChart-Feature von Properties
Erstelle dein eigenes Support-Ticket-System in Confluence Cloud – mit Properties
So einfach kann Qualitätsmanagement sein – mit Properties für Confluence Cloud