So einfach kann Qualitätsmanagement sein – mit Properties für Confluence Cloud

“Collaboration is a key part of the success of any organization, executed through a clearly defined vision and mission and based on transparency and constant communication.”
– Dinesh Paliwal

Was macht eine moderne Arbeitswelt aus? Dass dort Wert auf Vertrauen, Transparenz und Zusammenarbeit gelegt wird. Und spätestens seit der Corona-Pandemie sind auch Hybrid oder Remote Work über den Globus verteilt nicht mehr aus den Köpfen von Mitarbeitenden eines modernen Unternehmens wegzudenken. Doch die zeit- und ortsunabhängige Arbeitswelt erfordert auch neue Arbeitsweisen – und dabei ist eine gute und offene Kommunikation innerhalb und zwischen Teams die wichtigste Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit. Vor allem bei der asynchronen Projektarbeit sind dokumentierte Informationen darüber, wer wann was gemacht hat, hilfreich. Heutzutage ist es schließlich nicht mehr selbstverständlich, die betroffene Person auch tatsächlich zu erreichen, wenn man sie per Telefon anruft oder sich auf den Weg in ihr Büro macht.

Wir sind so multitaskingfähig und flexibel wie nie zuvor – und die heutige Tool-Landschaft unterstützt uns dabei, darin immer noch ein bisschen besser zu werden. Allerdings kann es auch ziemlich mühsam sein, von allen Mitarbeiter*innen zu verlangen, jedes ihrer Projekte oder jede ihrer Aufgabe bis ins Kleinste zu dokumentieren. Nichtsdestotrotz sind solche Informationen vonnöten, wenn du in deinem Unternehmen einen gewissen Qualitätsstandard gewährleisten willst.

Wäre es dann nicht viel einfacher, wenn die Systeme, in denen du arbeitest, diese Daten automatisch für dich dokumentieren würden? Die Antwort ist ganz einfach: “Ja!”

Wer? Wann? Was? Qualitätsmanagement mit Properties

Die Properties-App hilft dir dabei, vorgenommene Änderungen an deinen Daten und Dokumenten in Confluence Cloud nachzuvollziehen – und macht so das Qualitätsmanagement ganz leicht. Doch was heißt das genau?

Das Qualitätsmanagement umfasst dem BMI zufolge sämtliche Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden, mit denen Prozesse, Dienstleistungen und Produkte geplant, umgesetzt, gesichert, überprüft und verbessert werden können.

In unserem Beispiel bedeutet das, dass du mithilfe der Qualitätsmanagement-Funktionen in Properties nachprüfen kannst, wer eine Information ursprünglich erstellt und wer sie zuletzt geändert hat. Alle Datenänderungen werden in einem Änderungsprotokoll aufgelistet und mit Seitenversionen verknüpft. Es geht hierbei nicht um Mikro-Überwachung – doch sollten sich tatsächlich einmal Fehler in deine Daten einschleichen, ist es kein Problem, die entsprechende Person zu benachrichtigen und eine ältere, korrekte Version der Confluence-Seite wiederherzustellen.

Behalte alle Änderungen deiner Daten im Blick

Wie genau sieht das Ganze nun in Properties aus? Du kannst folgende Informationen für alle Personen- oder Datumsfelder, die du erstellt hast, automatisch erfassen lassen:

den Original-Autor oder die Original-Autorin,

das erstmalige Erstellungsdatum,

wer das Feld zuletzt geändert hat und

wann es zuletzt geändert wurde.

Ein weiteres Schmankerl: Das Änderungsprotokoll ist jetzt auch mit dem Verlauf der Confluence-Seite verknüpft – so kannst du im Changelog schnell und einfach einsehen, woran dein Team in der letzten Zeit gearbeitet hat:

Überzeuge dich selbst: Teste die Properties-App kostenlos!

Properties ist eine App für Confluence Cloud, mit der du deine eigenen Tabellen – in Confluence Properties genannt – erstellen kannst. Du kannst sie mit den von dir definierten Feldern füllen – z. B. Due Date, Task Owner, verknüpfte Seiten, Projektstatus … So ist es möglich, praktisch alle von dir benötigten Daten zu erfassen und in Confluence-Seiten und -Vorlagen einzubetten.

Doch du kannst die Properties-App noch für wesentlich mehr verwenden: Sie erlaubt es dir auch, übersichtliche Reports zu erstellen und deine Daten zu filtern, Diagramme und Visualisierungen anzufertigen sowie sämtliche Daten direkt zu bearbeiten und neu anzuordnen.

Properties unterstützt dich nicht nur bei deinem Qualitätsmanagement: Das Entwicklungsteam von Junovi hat kürzlich zwei weitere nützliche Features herausgebracht – nämlich das OrgChart-Feature für interaktive Organigramme und das Board-View-Feature für übersichtliche Daten im Kanban-Board-Stil.

Du möchtest die Features nun am liebsten direkt selbst ausprobieren? Dann klicke dich in den Atlassian Marketplace und lade dir die Properties-App herunter!

Weiterführende Infos

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