Bye-bye, Onboarding-Chaos: So organisieren Sie Ihre Onboarding-Dokumente mit Properties in Confluence Cloud

Das Onboarding von Mitarbeiter*innen ist ein gemeinschaftlicher – und manchmal chaotisch anmutender – Prozess: Daran beteiligt sind z. B. die Personalabteilung, die Abteilung des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin, die benachbarten Bereiche und internen Partner, die IT-Abteilung für den Zugang zu Geräten und Ressourcen oder auch die Buchhaltung für die Gehaltsabrechnung. Dabei ist es für neue Beschäftigte nicht nur wichtig, dass sie in ihre neue Rolle eingearbeitet werden – zum Onboarding gehört auch, dass sie verschiedene organisatorische Themen klären können und Zugriff auf E-Mails und Unternehmensressourcen bekommen.

Wie kann ein Unternehmen dafür sorgen, dass alle Beteiligten während dieses umfangreichen Prozesses auf dem gleichen Stand sind? Vielleicht mit einem eigenen System, das diesen Prozess mit den bereits vorhandenen Tools (ohne zusätzliche Kosten) verwaltet und allen Mitarbeitenden im Unternehmen den Zugang zu den relevanten Informationen ermöglicht? Benötigt wird also eine Art Onboarding-Bereich für Mitarbeiter*innen.

Die gute Nachricht: Wenn Ihr Unternehmen derzeit Confluence verwendet, stehen Ihnen diese Mittel bereits zur Verfügung. Schauen wir uns also nun an, wie Sie künftig beim Thema Onboarding und Mitarbeiter*innendaten den Überblick behalten.

Onboarding: Kunst und Wissenschaft zugleich

Die erfolgreiche Aufnahme eines neuen Mitarbeiters oder einen neuen Mitarbeiterin in ein Unternehmen ist ein wichtiger erster Schritt, sowohl für die Arbeitnehmer*innen als auch für den Arbeitgeber. Denn für beide Seiten gilt das Sprichwort: "Man bekommt nie eine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen".

Wenn dieser erste Eindruck so wichtig ist, sollte man annehmen, dass Unternehmen daher klare Strategien, Schwerpunkte und Prozesse vorhalten, damit das Onboarding erfolgreich verläuft. So sicher sollte man sich da aber nicht sein: Viele Firmen verfügen zwar über ein zumindest rudimentäres Programm, aber meistens ist es nicht so konzipiert, dass dessen Erfolg sowohl messbar ist als auch Erkenntnisse liefert, auf die Onboarding-Verantwortliche reagieren können.

Laut einer Studie der Aberdeen Group aus dem Jahr 2009 treffen fast 90 % der neu eingestellten Mitarbeiter*innen auf Basis der ersten sechs Monate die Entscheidung, ob sie bei ihrem neuen Arbeitgeber bleiben. Sie können durchaus wählerisch sein: Schließlich gibt es heutzutage viel mehr Möglichkeiten, einen Job bei Unternehmen rund um den Globus zu finden. Dies ist vor allem auf die Fortschritte bei – und die Akzeptanz von – Remote-, Hybrid- und Telearbeitsplätzen zurückzuführen, die durch die globale Pandemie gefördert wurden.

Das Human Capital Institute (HCI) hat in seiner Präsentation “The Art and Science of Onboarding" vier Prinzipien der Onboarding-Effektivität ermittelt. Dabei haben Unternehmen, die ihr Onboarding verbessern wollten, folgende Prinzipien in konkrete Schritte und Prozesse umgesetzt:

Legen Sie mehr Wert auf Menschen und Leistung als auf Papierkram.

Fördern Sie die Partnerschaft zwischen der Personalabteilung, der zuständigen Führungskraft und dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin.

Betrachten Sie das Onboarding als einen kontinuierlichen Prozess, nicht als ein einmaliges Ereignis.

Erfassen Sie die Onboarding-Programme der Neuzugänge sowie die Zeit bis zum Erreichen des gewünschten Kenntnisstands.

Viele Unternehmen verwechseln Onboarding mit Orientierung. Bei der Orientierung geht es darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden ihre Papiere ausgefüllt und die Beschäftigungsrichtlinien und Handbücher gelesen haben. Orientierung ist demnach ein verfahrenstechnischer Prozess, der nur ein bis drei Tage dauert. Onboarding hingegen ist ein ganzheitlicher Managementprozess, der darauf abzielt, neue Mitarbeitende so produktiv und engagiert wie möglich zu machen.

Kurzum: Ein erfolgreiches Onboarding für Ihre neuen Mitarbeiter*innen beginnt lange bevor diese das Unternehmen betreten – und es setzt sich auch noch lange danach fort.

Confluence Cloud & Properties – Ihr virtuelles HR-Team

Confluence Cloud ist eine leistungsstarke Plattform für die gemeinschaftliche Erstellung und Dokumentation von Wissen. Damit ist es ein ideales Werkzeug, um HR-Prozesse zu verwalten oder, wie in dem nun folgenden Beispiel, ein Verzeichnis aller Mitarbeiter*innen zu erstellen.

Einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin in ein Unternehmen aufzunehmen kann in mehrfacher Hinsicht eine gewaltige Aufgabe darstellen – zwar lassen sich einige Schritte weitestgehend standardisieren, dennoch bringt das Onboarding jedes neuen Mitglieds individuelle Anforderungen mit sich. Im Beispiel möchten wir neben den grundlegenden Daten wie Name und Einstellungsdatum auch die zugewiesene E-Mail-Adresse, den Standort, an dem das neue Teammitglied arbeiten wird, eventuell übergeordnete Person(en) bzw. die direkte Führungskraft sowie viele weitere Kriterien erfassen.

Die Schwierigkeit besteht nun darin, dass eine Abteilung – z. B. Personal – vielleicht keinen Zugang zu all diesen Informationen hat. In diesem Fall müssten sich die HR-Kolleg*innen an die IT-Abteilung wenden, um die E-Mail-Adressen, die der*dem neuen Mitarbeiter*in zugewiesen werden, in Erfahrung zu bringen. Zudem müsste das Personal-Team bei den jeweiligen Abteilungen der Neuzugänge nach den dazugehörigen, übergeordneten Ansprechpartnern fragen. Sie merken schon: Das klingt nach sehr viel Aufwand. Mithilfe unseres Verzeichnisses wollen wir Zeit und Nerven sparen, indem die entsprechenden Abteilungen all diese Daten einfach selbst eingeben (und denen, die sie benötigen, zur Verfügung stellen) können.

Wir verfolgen ein ganz einfaches Ziel: Wir möchten den Prozess der Dateneingabe und -erfassung so simpel und effizient wie möglich gestalten. Statt ein völlig neues System für die Verwaltung der Mitarbeitenden-Daten aufzusetzen, das unsere User erst lernen müssen, sollen die kollaborativen Möglichkeiten von Confluence und den darin enthaltenen Tools genutzt werden. Und hier kommen zwei leistungsstarke Makros – nämlich Property Group und Property Group Report – zum Einsatz, die beide in der Cloud-App Properties gebündelt sind. Diese beiden Makros liefern alles, was Sie und Ihre Teams brauchen, um dem Onboarding-Chaos ein Ende zu bereiten: Denn mit diesem Tool können Sie ganz unkompliziert eine Vorlage für individuelle Seiten erstellen, auf der Sie Onboarding-Informationen von neuen Mitarbeiter*innen eintragen und den Onboarding-Status aller Neueinstellungen auflisten können.

So erstellen Sie einen Onboarding-Bereich für Mitarbeiter*innen

In unserem Beispiel möchten wir mit einem schön gestalteten und übersichtlichen Mitarbeiterportal starten, in dem die grundlegenden Elemente des Onboardings für neue Mitarbeitende erstellt werden können. Dafür haben wir eine Confluence-Vorlage verwendet und dann mithilfe des Makros Property Group eine Reihe von Properties entwickelt, die wir für jede und jeden Mitarbeiter*in aufzeichnen und verfolgen möchten.

In unserem Unternehmen wird der Onboarding-Prozess eines jeden Neuzugangs auf einer eigenen Confluence-Seite dokumentiert. Wenn eine Seite für eine*n neue*n Mitarbeiter*in erstellt wird, können wir alle Informationen – z. B. das Einstellungsdatum, das Team, den Bürostandort, die E-Mail-Adresse usw. – auf dieser Seite dokumentieren.

Mit unserer Onboarding-Seite können wir jedes Mal, wenn neue Mitarbeiter*innen aufgenommen werden, eine neue Seite auf Grundlage dieser Vorlage erstellen. Dort werden die gesammelten Informationen dann konsistent und standardisiert aufbereitet. Und das Beste: Wir können unseren Kolleg*innen diese Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellen.

Finden Sie das Design von Confluence-Seiten manchmal etwas langweilig? Wir auch! Deshalb haben wir in unserem Beispiel Gebrauch von einer anderen umfangreichen Makrosammlung – nämlich Aura – gemacht. Aura bietet (kostenpflichtig) schöne Formatierungsmakros, mit denen wir eine Reihe von Registerkarten und ein Hintergrundbild in unsere Onboarding-Seite eingefügt haben. Selbstverständlich können Sie die Seite auch verwenden, ohne zusätzliche Makros (außerhalb von Properties) einzusetzen. Ehrlicherweise sieht es aber so einfach wesentlich besser aus, weshalb wir Ihnen diesen Tool-Tipp nicht vorenthalten wollten. Doch wie geht es nun weiter?

Verfolgen Sie das Onboarding Ihrer Neuzugänge

Wie wir bereits besprochen haben, ist Onboarding nicht nur mit Orientierung gleichzusetzen. Es handelt sich hier um einen Marathon, keinen Sprint.

Es gibt noch viele weitere Elemente, die geplant, verfolgt und dokumentiert werden müssen, um eine*n neue*n Mitarbeiter*in richtig einzuarbeiten. Dies geht weit über das Erfassen der Grundlagen hinaus. Wir wollen sicherstellen, dass unser gesamtes Onboarding-Team weiß, was, wann und von wem erledigt werden muss, um unsere neuen Kolleg*innen im Laufe des ersten Jahres richtig willkommen zu heißen.

In unserem Beispiel "Employee Onboarding" haben wir unter Verwendung von Confluence und dem Makro "Properties" unsere Properties so gestaltet, dass sie konsistent Informationen wie Vor- und Nachname, Rolle/Titel, Team usw. erfassen.

Mit dem Properties-Makro können fünf verschiedene Arten von Datenfeldern erstellt werden: Text, Auswahl (Dropdown von Textelementen - wählen Sie ein Element aus), Mehrfachauswahl (Dropdown von Textelementen - wählen Sie mehrere Elemente aus), Datum und Personen (wählen Sie zwischen Kolleg*innen innerhalb Ihrer Confluence-Instanz aus).

Innerhalb der Confluence-Seite, die wir gerade entwerfen, rufen wir dann das Makro Properties auf und platzieren unsere Gruppe "Employee Onboarding" auf der Registerkarte "Contact Details & The Basics". Um den Onboarding-Bereich weiterzuentwickeln, fügen wir darunter eine Checkliste der Prozesse ein, die wir unseren neuen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen wollen. Wir können sogar die in Confluence integrierten Funktionen nutzen, um Kolleg*innen zu markieren, die dafür verantwortlich sind, jede dieser Phasen des Onboarding-Prozesses zu begleiten.

Es folgen zwei weitere Registerkarten-Gruppen: HR & Benefits und Organisation & Abteilungsschulungen. Auf jeder dieser Registerkarten wird eine Reihe von Aufgaben aufgelistet, die im Laufe des Onboarding-Prozesses des jeweiligen neuen Mitarbeiters oder der jeweiligen neuen Mitarbeiterin erledigt werden müssen.

Alle Prozesse und Informationen, die wir soeben erfolgreich in Confluence definiert und erfasst haben, können nun für verschiedene Onboarding-Schritte genutzt werden. Beispielsweise könnten Sie auf Basis der eingespielten Daten eine globale E-Mail an jede*n Mitarbeiter*in schreiben, in der die Neuzugänge begrüßt und deren Rolle und Bürostandort mitgeteilt werden.

So erstellen Sie eine automatische Onboarding-Übersichtsseite

Was ist, wenn Sie jederzeit von einer zentralen Stelle aus auf die Onboarding-Informationen unserer Mitarbeitenden zugreifen wollen? Auch das lässt sich einrichten: Erstellen Sie einfach eine entsprechende Übersichtsseite (“Employee Onboarding”), die sich automatisch aktualisiert, sobald Sie ein neues Onboarding-Dokument einrichten. Um das zu erreichen legen Sie eine neue Confluence-Seite an und verwenden das Makro Property Group Report. Beim Anzeigeformat des Group Reports haben wir in unserem Beispiel die Tabellenansicht gewählt.

Wenn wir das Makro auf der Seite platzieren, wählen wir die entsprechende Property Group aus, die wir bereits auf unserer Seite für das Employee Onboarding verwendet haben. Sobald wir sie veröffentlichen, haben wir eine vorgefertigte Tabelle, die alle unsere Mitarbeitenden auflistet – dort sind alle mit ihrer jeweiligen Seite verknüpft. Diesen Report können Sie nach jedem beliebigen Feld sortieren, indem Sie auf den Namen der Mitarbeiter*innen klicken. Confluence Cloud öffnet dann automatisch die entsprechende Seite in einem neuen Browser-Tab. Und was besonders praktisch und zeitsparend ist: Sie können (wie unten zu sehen) die angezeigten Felder direkt in der Tabelle bearbeiten und müssen nicht erst in eine der Unterseiten wechseln.

Legen Sie noch heute los!

Möchten Sie mehr über Properties – das Pendant zu Blueprint Creator für Confluence Cloud – erfahren? Oder sind Sie an einer Demo interessiert? Properties ist für Sie auf dem Atlassian Marketplace erhältlich. Bei Fragen steht Ihnen unser Entwicklungsteam gerne zur Verfügung, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!

Weiterführende Infos

Content-Übersicht fürs Marketing – mit Properties für Confluence Cloud
Wie Sie mit Properties den Überblick behalten – Redaktionspläne in Confluence Cloud
“Properties” und die effiziente Organisation von Informationen in Confluence Cloud
Blueprint Creator goes Cloud: Properties für Confluence Cloud