Gut sortiert ist halb gelernt: Erstellen Sie mit Properties ein Schulungsportal in Confluence Cloud

Auch, wenn sich einige von uns überwinden müssen, um ihre Komfortzone zu verlassen: Sich selbst kontinuierlich zu verändern und zu verbessern ist Teil unseres Lebens. Wenn wir unsere Fähigkeiten ausbauen und unser Wissen immer auf dem neuesten Stand halten, bringt uns das in unserer Karriere (und persönlich) weiter voran. Nicht umsonst sind Schlagwörter wie “lebenslanges Lernen” und “Weiterbildung” in aller Munde: Sie sind mit Voraussetzung dafür, dass wir die nächste Gehaltserhöhung oder Beförderung erhalten.

Der berühmte Basketball-Trainer John Wooden hat es treffend ausgedrückt: “When I am through learning, I am through.” Wir lernen nicht nur deswegen, um mehr Geld zu verdienen, sondern auch, um unser Leben und das Leben anderer zu verbessern oder zumindest einen positiven Einfluss darauf zu nehmen. Egal, wie alt Sie gerade sind und noch werden: In jedem Lebensalter gibt es etwas zu lernen.

Lernen ist demnach eine Aufgabe, der wir weder privat noch auf unserer Arbeit entfliehen können. Wenn Lernen aber etwas ist, das wir tun müssen, sollten wir es so zugänglich wie möglich machen. Deshalb ist es essentiell, dass Möglichkeiten zum Lernen nicht schwer zu finden oder zu navigieren sind.

Unternehmen haben damit begonnen, sich diesen Gedanken zu eigen zu machen: Daher bieten sie allen Mitarbeiter*innen den Zugang zu kontinuierlichem Lernen – zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Mit E-Learning-Tools wie Udemy oder der Kanh Academy sind neues Wissen und neue Kompetenzen heute leichter zugänglich als je zuvor.

Aber was ist mit unternehmensinternen Schulungen? Diese sollen zwar für bestimmte Personengruppen leicht zugänglich sein, aber nicht öffentlich gemacht werden. Nur so können sich Unternehmen mit ihren Schulungen einen tatsächlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Auf Schulungen zu verzichten ist auch keine Option, denn letztlich sind selbst die besten Tools doch nur so gut wie die Menschen, die sie benutzen.

Nicht zu vergessen: Eine gute Schulung, die für Mitarbeitende wertvoll ist, umfasst auch die Nachbereitung, Lesematerial und Verweise auf aufbauende Schulungen. Im Allgemeinen ist so im Unternehmen bereits ein Geflecht an Weiterbildungen vorhanden, das optimal genutzt werden sollte. Doch wie können Sie Ihre Schulungen für Ihre Kolleg*innen leicht zugänglich machen? Die Basis hierfür ist Confluence Cloud – also lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen.

Confluence Cloud als Basis für Ihr Schulungsportal

Confluence Cloud ist ein Tool für Dokumentation und interne Wikis, das sich direkt in Jira integrieren lässt und sich hervorragend für die Zusammenarbeit im Unternehmen eignet. Die User erstellen ihre eigenen Bereiche (“Spaces”) und können darin Seiten anlegen, die wiederum in einer Hierarchie von über- und untergeordneten Seiten organisiert sind. Mit Confluence können User Dokumente und Seiten markieren, kommentieren und liken. Außerdem können diese Seiten gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, wodurch die Zusammenarbeit in Teams erleichtert wird.

Wenn Sie Confluence Cloud in Ihrem Unternehmen bereits für die interne und externe Dokumentation verwenden, warum sollten Sie es dann nicht auch für Ihre Schulungen nutzen? Schulungsleiter*innen und Administrator*innen können Spaces für alle Schulungsmaterialien oder auch abteilungsspezifische Spaces erstellen, wenn die Größe Ihrer Organisation dies erfordert. Innerhalb dieser Spaces können dann Seiten für die einzelnen Schulungen eingerichtet werden. Wenn eine Schulung nicht asynchron, sondern live stattfindet, ist es beispielsweise möglich, dass die Teilnehmenden Live-Notizen auf der angelegten Seite festhalten.

Wieso brauchen Sie ein Schulungsportal?

Schulungen können also mithilfe von Confluence verwaltet und durchgeführt werden. Nun wollen wir das Ganze auf die nächste Stufe heben und Confluence Cloud zu unserem "Schulungsportal" machen. Aber was genau ist damit eigentlich gemeint?

Ein Schulungsportal ist ein Ort, an dem Mitarbeiter*innen zusätzliche Informationen zu ihrer Schulung finden. Dazu gehören z. B. Kurse, Videos, Präsentationen oder Dokumente. Anspruchsvollere Schulungsportale verfügen zudem über Elemente wie Messaging, E-Mail oder sogar virtuelle Lernumgebungen. Die wichtigsten Merkmale sind jedoch eher qualitativer Natur. Gute Schulungsportale sind User-orientiert, personalisiert, formatübergreifend und interaktiv. Confluence Cloud kann die meisten – wenn nicht sogar alle – dieser Anforderungen abdecken. Trotzdem ist bei Confluence noch Luft nach oben, wenn es darum geht, Informationen konsistent zu dokumentieren und diese übersichtlich darzustellen. Und hier kommt Properties ins Spiel!

Heben Sie Ihr Schulungsportal mit Properties auf das nächste Level

Die App Properties für Confluence Cloud hilft Teams dabei, wichtige Informationen auf Seiten schnell zu erfassen und auf einer Indexseite anzuzeigen. Die App arbeitet mit zwei Makros: Property Group und Property Group Report. Mit dem Makro "Property Group" können Sie die Informationen auf einer Seite erfassen, und mit dem Makro "Property Group Report" können Sie diese Informationen auf einer zentralen Indexseite sammeln. Kommt Ihnen das bekannt vor? Klingt das nicht wie die Makros "Page Properties” und “Page Properties Report"? Nun, die Makros sind sich zwar ähnlich, aber zwischen ihnen gibt es einige wichtige Unterschiede.

Mit den Properties-Makros können Sie z. B. Ihre Informationen konsistent aufbereiten, indem Sie die folgenden Feldtypen verwenden:

Freitext

Dropdown

Datum

Mehrfachauswahl

User

Die Standard-Makros, die mit Confluence Cloud mitgeliefert werden, sind jedoch nur Freitext. Dadurch sind Ihre Seiten fehleranfälliger und weisen zunehmend Inkonsistenzen auf. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in unserem Beitrag über die Organisation neuer Bewerbungen in Confluence Cloud.

Schauen wir uns das Ganze an einem Beispiel an: In unserem Schulungsportal wollen wir mehrere Seiten anlegen, wobei jede Seite einer Sitzung dieser Schulung entsprechen soll. Zudem soll es eine Indexseite geben, auf der wir die wichtigsten Informationen unserer einzelnen Seiten in einer Übersicht einsehen können. Welche Informationen das sind, können Sie dem untenstehenden Bild unseres Property-Group-Makros entnehmen.

Und so verwenden Sie dieses Makro: Navigieren Sie einfach zu einer Seite Ihrer Wahl und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol. Geben Sie "/" in den Editor ein und tippen Sie "Property". Klicken Sie auf das Makro “Property Group”.

Wählen Sie nun die Property Group, die Sie verwenden möchten. Falls noch keine vorhanden ist, können Sie von diesem Editor aus eine erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche “Edit in portal” unten links im Fenster klicken. Sobald Sie Ihre Property Group eingerichtet haben, geben Sie die erforderlichen Details ein und klicken auf "Save". Danach müssen Sie Ihre Seite nur noch – wie gewohnt – veröffentlichen.

Sobald wir mehrere Seiten für verschiedene Schulungssitzungen angelegt haben, können wir die Ergebnisse aller zu unserer Schulung gehörenden Property Groups auf der Property-Group-Report-Seite sehen. Ein Beispiel dafür sehen Sie unten.

Wir können das Makro “Property Group Report” verwenden, um verschiedene Kategorien unserer Schulungen anzuzeigen. Wenn wir z. B. nur Onboarding-Schulungen anzeigen wollen, könnten wir das Makro wie im nachfolgenden Bild konfigurieren.

Eine weitere wichtige Funktion des Property-Group-Report-Makros ist die Möglichkeit, die Tabelle live zu bearbeiten. Dadurch müssen Sie nicht erst auf die einzelnen Seiten zugreifen, wenn Sie die in der Tabelle angezeigten Informationen verändern möchten. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel, wie wir das Feld "Trainees" direkt im Makro für den Property Group Report bearbeiten.

Werten Sie Ihr Schulungsportal mit Properties auf

Jede*r mag konsistente und übersichtliche Informationen, oder? So wie Bibliotheken ihre Bücher nach der Dewey-Dezimalklassifikation ordnen, sollten auch Schulungsportale über eine Möglichkeit verfügen, die Inhalte zu sortieren und Usern die wichtigsten Informationen zu liefern.

Und genau das gelingt Schulungsleiter*innen (und anderen Content-Ersteller*innen) mit Properties. Im Gegenzug erhalten die User des Portals einen einfachen Überblick über alle benötigten Schulungsinhalte.

Brauchen Sie Hilfe, um Ihr Confluence-Schulungsportal auf das nächste Level zu heben? Dann können Sie sich gerne bei uns melden. Sollten Sie Properties bereits für einen anderen Anwendungsfall nutzen, kontaktieren Sie uns und erzählen Sie uns mehr darüber - wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören!

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