Raffiniertes Recruiting – mit Properties in Confluence Cloud ganz einfach Bewerbungen organisieren

Kennen Sie das ernüchternde Gefühl, nach einer abgeschickten Bewerbung wochenlang auf Rückmeldung zu warten? Und am Ende bleibt diese dann doch ganz aus? Es mag viele Gründe geben, warum Unternehmen nicht antworten, etwa weil sie keine Zeit haben oder schlichtweg zu unorganisiert sind. Aber gerade Letzteres sollte kein Grund sein, so vielen Menschen das undankbare Gefühl des Wartens zuzumuten.

Wenn Sie selbst im Recruiting tätig sind kennen Sie die zahlreichen Herausforderungen, die heute gemeistert werden müssen. Doch es gibt für vieles smarte Lösungen. Wollen Sie den Überblick über die Bewerbungen behalten, die bei Ihnen eingehen? Möchten Sie Bewerberinnen und Bewerber mit Respekt behandeln und transparent mit ihnen kommunizieren? Dann ist dieser Artikel das Richtige für Sie.

Gut gedacht ist nicht gleich gut gemacht – Beispiel Recruitingprozess

Für viele Unternehmen sieht der Einstellungsprozess so aus: Die E-Mails von Bewerber*innen werden entweder im Postfach oder anderweitig in Dokumenten verfolgt, oftmals verstreut auf den lokalen Endgeräten der Mitarbeitenden. Und genau das ist ein systematisches Einstellungsproblem: Denn wenn Sie Bewerbungen schlecht organisieren, werden Ihnen gute Bewerber*innen entgehen, die irgendwo im Postfach verloren gehen oder zu spät kontaktiert werden. Es lohnt sich also, Bewerbungen strukturiert zu erfassen. Sofern Sie bereits mit Confluence arbeiten, haben Sie (vielleicht auch unbewusst) einen Grundstein für ein gelungenes Bewerbungsmanagement gelegt.

Alles Wissen an einem Ort – dank Confluence

Confluence ist ein populäres Wiki und Kollaborationstool, das mit Jira Hand in Hand geht. Es ermöglicht Usern, ihre eigenen Inhalte zu erstellen und zu organisieren. Mit Confluence können Nutzer*innen Dokumente bearbeiten, Ziele festlegen, Personen erwähnen, Inhalte kommentieren, liken und insgesamt so einfach wie effektiv zusammenarbeiten. Das Wichtigste dabei ist, dass sie dies alles an einem zentralen Ort tun können.

Wie also können Bewerbungen in Confluence festgehalten – und damit kostspielige und systemfremde HR-Software vermieden werden? Für jede Kandidatin und jeden Kandidaten, die oder der für eine Vakanz in Frage kommt, wird eine eigene Seite erstellt. Auf dieser Seite finden Stellenbezeichnung, Bewerbungsdetails, Lebenslauf der Person und Notizen zum Vorstellungsgespräch ihren Platz. Allerdings ist das Ganze dann leider nach wie vor nicht wirklich übersichtlich. Um eine Struktur für die zentrale Verwaltung aller Bewerbungen zu schaffen, kommen Makros ins Spiel. Diese Makros, genauer gesagt Page Properties und Page Properties Report, sind von Haus aus in Confluence inkludiert.

Gute Eigenschaften – Page Properties und Page Properties Report

Wenn Sie wichtige Informationen am Anfang Ihres Dokuments sammeln, z. B. die Stellenbezeichnung, die Abteilung und das Bewerbungsdatum, können Sie alle diese Daten auf einer Übersichtsseite zusammenfassen. Auf diese Weise erhalten Sie einen umfassenden Index aller Bewerber*innen für eine bestimmte Stelle.

Sie können das Makro Page Properties, zu deutsch Seiteneigenschaften, verwenden, indem Sie das Makro aufrufen und dann eine Tabelle mit den wichtigsten Informationen in das Makro einsetzen. Achten Sie darauf, dass Ihre Tabelle zwei Spalten hat: Eine für die Überschrift der Informationen, die Sie sammeln möchten, und eine weitere für die Detailinformationen.

Von hier aus können Sie eine Beschriftung auf der Seite einfügen, um alle Makros für Seiteneigenschaften, die sich auf Bewerbungen beziehen, genau zusammenzufassen. In unserem Beispiel werden wir die Bezeichnung "Bewerbung" verwenden.

Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt haben, können Sie nun alle Tabellen, die in das Makro Page Properties eingeschlossen sind, auf den Seiten mit der Beschriftung "Bewerbung" anzeigen, indem Sie das Makro Page Properties Report verwenden.

Dadurch wird es möglich, alle gesammelten Standardinformationen auf einer Seite zusammenzufassen.

Diese Methode hat allerdings etliche Nachteile. Insbesondere den, dass die Übersicht anfällig für User-Fehler ist. Sämtliche Informationen, die eingegeben werden, können gegebenenfalls Tippfehler enthalten. Wenn die Überschriften voneinander abweichen, scheint es, als ob das Berichts-Makro doppelte Spalten hat, was für die User verwirrend sein kann.

Schauen wir uns ein Beispiel an, bei dem wir bei der Eingabe unserer Informationen einen Fehler gemacht haben: Hier können Sie sehen, dass das Makro für den Bericht über die Seiteneigenschaften durch ein Versehen oder eine missverständliche Kommunikation für mehr Verwirrung als Klarheit sorgen kann.

Im Folgenden beleuchten wir, wie Sie diese häufigen Probleme vermeiden und trotzdem Ihr Ziel erreichen können, nämlich die Bewerbungsdaten auf einer Seite zusammenzufassen.

Noch besser gemacht – mit der Properties-App

Die App Properties - Custom fields, Metadata, Databases & Reports wird von Seibert Media entwickelt und hilft Teams dabei, schnell standardisierte Informationen auf Confluence-Seiten zusammenzustellen. Und das ganz ohne Tipp- oder Flüchtigkeitsfehler! Die in der App enthaltenen Makros funktionieren ähnlich wie die nativen Page-Properties-Makros, sind dabei aber noch einfacher in der Anwendung.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die administrative Seite. Jeder User kann eine Vorlage mit Eigenschaften erstellen, die er oder sie für die Erfassung von Informationen verwenden möchte.

Die User können zwischen Text-, Drop-down-, Kontrollkästchen-, Datums- und Personenfeldern wählen.

Wenn nun jemand aus der Personalabteilung eine Seite für ein*e neue*n Bewerber*in erstellen möchte, kann einfach das Makro Property Group eingefügt und die Gruppe "Bewerber*in" ausgewählt werden.

Mit dem Makro Property Group Report kann man daraufhin eine Übersichtsseite erstellen, die alle in der Property Group ausgefüllten Informationen zusammenfasst.

Das bietet direkt mehrere Vorteile. Mit Property Group können Sie sicherstellen, dass die eingegebenen Informationen einheitlich sind. Außerdem können Sie sowohl die Property Group als auch den Property Group Report intuitiv und nahtlos bearbeiten, ohne dass Sie dafür auf das Stiftsymbol oben auf Ihrer Confluence-Seite klicken müssen.

Ein weiterer Vorteil des Makros Property Group Report ist, dass Sie die Inhalte nach Beschriftungen filtern können. Wenn unsere Seiten beschriftet sind und wir beispielsweise nur eine Tabelle für Marketing-Bewerber*innen sehen möchten, können wir dies wie in der folgenden Abbildung tun.

Vielleicht wollen Sie mit Ihren Properties-Makros sogar noch einen Schritt weiter gehen – dann können Sie sogar eine Seitenvorlage in Confluence erstellen, mit der Ihre User arbeiten können. In unserem Beispiel, den Stellenbewerbungen, wäre es denkbar, eine Seitenvorlage anzulegen, die alle Personalverantwortlichen nutzen können, wenn sie neue Bewerbungen erhalten. Ist das Rekrutierungsteam bereit, Bewerbungen für neue Positionen anzunehmen, können die Recruiter die Seitenvorlage verwenden, um alle Einsendungen zu organisieren, und das Makro Property Group ist bereits auf der Seite vorhanden.

Behalten Sie Ihre Bewerbungen im Blick

Die gute Nachricht: Sie können Bewerbungen in Confluence nachverfolgen, ganz unabhängig davon, welche Apps Sie nutzen. Die bessere Nachricht: Mit Properties können Sie Bewerbungen einfacher und genauer verfolgen. Die App "Properties - Custom fields, Metadata, Databases & Reports" ermöglicht es Ihnen, mit dem Makro Property Group zu arbeiten, um konsistente und genaue Informationen über Ihre Seite einsehen zu können. Anschließend können Sie mit Property Group Report alle diese Informationen auf einer Übersichtsseite zusammenfassen und so einen einfachen Index aller wichtigen Informationen erstellen.

Die App funktioniert weitaus besser als die reinen Atlassian-Makros Page Properties und Page Properties Report, da sie eine schablonenhafte Datenerfassung mit Drop-down-Feldern, Datumsfeldern und Feldern mit Mehrfachauswahl ermöglicht. Darüber hinaus verhindert sie Benutzerfehler, die zu den häufigsten Problemen der Confluence-Out-of-the-Box-Makros gehören.

Wenn Sie Hilfe bei der Entscheidung benötigen, ob die Properties-App das Richtige für Sie und Ihr Team ist, wenden Sie sich jederzeit an uns bei Seibert Media. Wir unterstützen Sie gerne auf dem Weg zu mehr Struktur auf Ihren Confluence-Seiten!

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